Wo bin ich eigentlich in meinem Projekt?

Und was ist an sich der nächste Schritt?

Und wieso funktioniert diese bekloppte App nicht? Hier findet sich ja niemand zurecht!

Kennst du diese Fragen?

Ich auf alle Fälle.

Jahrelang habe ich meine Projekte im Kopf geplant.

Habe Projekte versucht in ToDo-Apps wie Todoist oder ähnliche zu quetschen.

Eine kurze Zeit hatte ich auch mal Notion probiert, weil alle davon schwärmen.

Das Ergebnis?

Frust und unvollständige Projekte (und eine Abneigung gegen Notion)

Dann kam ich letztens über ein Video, dass die Projektplanung in den eigenen Notizen erwähnte.

Warum nicht, dachte ich mir.

Und jetzt bin ich begeistert.

Ich plane mittlerweile alle meine Projekte mit Apple Notes und es geht gefühlt schneller voran.

Warum die anderen Apps nicht so gut funktionieren und wie du es selber für dich aufsetzen kannst, schauen wir uns hier nun an.

Warum eine ToDo-App der falsche Ort für deine Projekte ist

Zu aller erst diese Frage:

Warum sind ToDo-Apps wie Todoist, Reminders oder wie sie auch heißen der falsche Ort für deine Projekte?

Na ja, schauen wir uns doch mal den Grund für diese Apps an:

Du sollst damit deine Aufgaben erledigen.

Mehr nicht.

Klar sie haben mittlerweile die Möglichkeiten Projekte zu planen, aber richtig geeignet ist was anderes.

Es ist zu verwinkelt oder wenn du die kostenlose verwenden möchtest zu eingeschränkt.

Da bietet dir eine Notizen-App viel mehr Freiheit.

Und was ist dann mit Projekt-Planungs-Programmen wie Monday, Clickup oder Asana?

Gute Frage.

Diese Programme sind ebenfalls für die Projektplanung erstellt worden.

Allerdings sind sie für Eltern, die ihre Nebenprojekte in Fahrt bringen wollen, etwas überdimensioniert.

Und einfach zu teuer, denn die meisten guten Funktionen gibt es erst, mit einer kostenpflichtigen Version.

Wir wollen starten und das mit so wenig Ressourcen wie möglich und in meinen Augen:

So einfach wie möglich.

Also nochmal zusammenfassend:

Warum keine ToDo-App?

• Nicht für die Projektplanung ausgelegt
• Zu wenig Flexibilität
• Meist überdimensioniert für Einzelpersonen
• Zu verschachtelt

Warum eine Notiz-App wie Apple Notes dein Projekt-Tool ist

Jetzt zur Projektplanung über eine Notiz-App, ich bleibe hier bei Apple Notes, da ich diese verwende.

Aber andere Apps wie Evernote oder google Keep werden wahrscheinlich ähnlich funktionieren.

Warum sind diese Programme besser für uns Eltern geeignet?

Das hat verschiedene Gründe, aber einfach gesagt:

• Sie sind flexibel
• Wir haben sie sowieso auf unseren Smartphones
• Im besten Fall können wir sie immer und überall verwenden
• Du kannst Nicht nur Aufgaben planen, sondern auch Meilensteine, Gründe und vieles mehr

Wenn wir uns ein ToDo-Listen-Tool anschauen, können wir zwar die Aufgaben alle hineinschreiben, aber so ein Projekt besteht doch aus viel mehr:

Du hast ein “Warum” für ein Projekt. Warum willst du dieses Projekt schaffen, was gibt es dir?

Oft unterschätzt, aber enorm wichtig, um motiviert zu bleiben.

Du hast im Projekt einzelne Meilensteine, deine Zwischenschritte.

Wie Lager auf deinem Weg zum Gipfel.

Der Weg zu diesen Meilensteinen sind deine Aufgaben und Gewohnheiten.

Das kannst du alles in einer Notiz festhalten.

Plus: Du kannst Ressourcen verlinken:

• Webseiten
• Ordner mit Bildern oder Dokumenten
• Du kannst sogar die Notiz selber verlinken oder Unternotizen

Du siehst, du hast eine enorme Bandbreite an Möglichkeiten und das oft kostenlos und immer griffbereit in deiner Hosentasche.

(Und nur für die Vollständigkeit, ja Notion kann das auch. Aber ich finde es zum Beispiel auf der Smartphoneanwendung nicht so angenehm wie andere Notizen Apps. Und wie ist es mit der Datensicherheit?)

Randnotiz: Bedeutet das also: Du brauchst nie wieder eine ToDo-App? 

Das kommt auf dich an.

Ich selber verwende Reminders in Kombination mit Apple Notes.

Eine echt starke Kombination.

Wie planst du den nun deine Projekte in Apple Notes?

Also wie geht das ganze Prinzip der Projektplanung in deinen Notizen?

An sich ganz einfach:

1. Lege deinen Ordner an
2. Fülle ihn mit deinen Notizen / Projekten
3. Plane sie
4. Los gehts

Zu einfach?

Dann hier nochmal etwas genauer:

Lege deine Ordner an

Ich weiß nicht, wie du deine Notizen sortierst, bei mir war es am Anfang ein reines Chaos.

Mittlerweile bringe ich mit Ordnern und ab und zu sogar schon mit Tags Ordnung in meine Notizen.

Hier auch bei den Projekten.

Es gibt einen Oberordner, der heißt „Projekte“

Hier sammelst du alle deine Projekte.

Du musst nur eine Entscheidung treffen: 

Wird jedes Projekt ein eigener Unterordner oder bleibst du bei Notizen?

Hier probiere ich mich selber noch aus. 

Aber aktuell gefällt mir die Variante jedes Projekt ist eine eigene Notiz noch am besten.

Aber warum überhaupt die Überlegung?

Wenn du für jedes Projekt einen eigenen Ordner anlegst, kannst du dort auch anderen Dinge als die „Projektnotiz“ lagern.

Zum Beispiel kannst du dann Bilder reinladen oder andere wichtige Unternotizen.

Eine nette Idee, für meine Zwecke aber erstmal zu viel Organisation am Anfang.

Fülle deinen Ordner mit Projekten

Nun, wo du deinen Ordner hast, geht es ans eingemacht.

Alle Projekte, die dir aktuell im Kopf herumschwirren, packst du, als eigene Notiz in den Ordner.

Oder noch einfacher:

Du erstellst eine Notiz und trägst dort erstmal alle Projekte ein, die dir aktuell einfallen.

Nicht bewerten, ob sie sinnvoll sind oder nicht, einfach eintragen.

Du möchtest, dass die Notiz mit deinen ganzen Ideen geflutet wird.

Fertig?

Gut.

Jetzt schau dir einmal deine ganzen Projekte an und stelle dir folgende Fragen:

• Welche möchtest du umsetzen, und zwar jetzt?
• Welche möchtest du später umsetzen?
• Welche musst du angehen?
• Welches dieser Projekte könnte dich deinen Zielen näher bringen?

Und sortiere die Projekte danach.

Hier kannst du auch die Überschriften-Funktion von Apple Notizen verwenden.

Dann kannst du sogar die Punkte ein und ausklappen, richtig coole Funktion, um dir ein wenig Übersicht zu verschaffen.

Jetzt solltest du eine grobe Übersicht, über deine Projekte haben.

Diese große Notiz kannst du später noch weiter verfeinern, und daraus deine Projektplanungsübersicht machen.

Ich habe zum Beispiel die Projekte in die Quartale eingeteilt, welche ich wann erreichen möchte.

Und wie kommst du nun an die konkrete Projektplanung?

Gute Frage.

In deiner Projekt-Planungs-Notiz kannst du jetzt einen einfachen Trick anwenden.

Vor der ersten Notiz, die du als Projekt haben möchtest, setzt du zwei Pfeile “>>” und klickst dann ans Ende.

Schon erscheint da der Punkt “Notiz erstellen”, klicke darauf und du hast aus deiner eben angefertigten Stichpunkt-Notiz ein eigenes Notizdokument angefertigt.

Zauberhaft, oder?

In diese Notiz gehen wir rein, um dein Projekt zu planen.

Aber wie planst du dein Projekt jetzt so schnell?

• Finde den Grund für das Projekt? Warum dieses?
• Wann soll es fertig werden?
• Welche Meilensteine gibt es?
• Und welche Aufgaben sind zu erledigen, um die Meilensteine zu erreichen?
• Brauchst du noch irgendwelche Ressourcen?

Kleiner Tipp: mit dem 20-Minuten-Planer planst du deine Projekte in 20 Minuten.

Diesen Schritt gehst du mit allen deinen wichtigen Projekten durch.

Und schon hast du eine Projekt-Übersicht und kannst alle deine Projekte darüber erreichen.

Diese Projekte sind dann auch schon geplant.

Und wie sorgst du dafür, dass du auch die Aufgaben erledigst?

Sehr gute Frage.

Und enorm wichtig, denn was nützen dir die besten Projekte, wenn du nicht in die Umsetzung kommst.

Hier kommt nun Reminder oder auf Deutsch Apple Erinnerungen ins Spiel:

Da du deine Projekte nun alle geplant hast, kannst du sie einfach über das Teil Symbol mit Reminders teilen.

So erstellst du eine Aufgabe, die automatisch mit deiner Notiz verknüpft ist.

Gib der Aufgabe ein Datum und schwups erinnert dich Erinnerungen daran, dich an dein Projekt zu setzen.

Wenn du dann auf die Notiz klickst, weißt du automatisch, was du zu erledigen hast.

Kein ewiges:

Oh, was muss ich machen?

Oder wo war ich stehen geblieben?

Alles kurz und bündig eingetippt.

Wie hast du bisher deine Projekte geplant?

Skål og senere!